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Erfahrungsbericht RENAFAN Gmbh

Spürbare Entlastung. Volle Transparenz.

RENAFAN hat mit formfix den gesamten Prozess rund um die Antragstellung für Hilfe zur Pflege in der Piloteinrichtung ServiceLeben Tegel digitalisiert – von der Erfassung bis zur Einreichung. Erste Erfahrungen zeigen vor allem eines: Das Team wird im Alltag spürbar entlastet und hat Transparenz über den Status der Anträge.

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"formfix hilft uns, Anträge auf Hilfe zur Pflege viel schneller zu bearbeiten, und unsere Sozialarbeiterinnen werden bereits deutlich entlastet."

Madeleine Thümmler

COO Stab

Herausforderung

Bei ServiceLeben Tegel sind rund 50 Prozent der Bewohner:innen auf Sozialhilfe angewiesen, damit ist der Antrag auf Hilfe zur Pflege für die Einrichtung alles andere als ein Randthema. Menschen, die ein Leben lang gearbeitet haben, müssen plötzlich Sozialhilfe beantragen, was entsprechend schambehaftet ist und ungern angesprochen wird. Bis die Bezirksämter über einen Antrag entscheiden, vergehen häufig 12 bis 18 Monate oder länger. In dieser Zeit muss die Einrichtung stark in Vorkasse gehen. Ein Teil dieser Vorleistungen bekommt sie nie zurück, weil manche Bewohner:innen sterben, bevor der Antrag überhaupt bewilligt wurde.

Die Sozialarbeiter:innen füllten den Antrag bisher gemeinsam mit den Angehörigen aus, was mitunter drei bis vier Stunden pro Antrag in Anspruch nahm. Dafür mussten sich Angehörige eigens freinehmen und alle Unterlagen gesammelt zum Termin mitbringen, ein erheblicher Zeitaufwand für alle Beteiligten.

Lösung mit formfix

Statt aufwendiger Termine, bei denen Angehörige und Sozialarbeiter:innen gemeinsam Formulare ausfüllen, können Angehörige ganz einfach und digital über formfix eigenständig am Antrag arbeiten. Sie füllen diesen in ihrem eigenen Tempo aus, mit persönlicher formfix Begleitung an ihrer Seite, ganz ohne extra freinehmen zu müssen und ohne Termin vor Ort.

Für die Sozialarbeiter:innen bedeutet das: Die drei bis vier Stunden pro Antrag entfallen, ebenso wie Terminkoordination, Nachfragen wegen fehlender Unterlagen und manuelle Prüfarbeit. Über das formfix Dashboard behält die Einrichtung dabei jederzeit einen transparenten Überblick über den Status aller Anträge, statt nachhaken zu müssen, wo ein Antrag gerade steht. Anträge werden vollständiger und schneller eingereicht, was auch die Bearbeitung beim Bezirksamt beschleunigt und für finanzielle Sicherheit sorgt.

Die Zusammenarbeit mit RENAFAN GmbH

RENAFAN hat ServiceLeben Tegel als Pilotstandort ausgewählt und ist direkt gestartet - ohne große technische Implementierung und Schulungsworkshops:

Pilotphase in ServiceLeben Tegel seit Mai 2026
Schulung des Teams direkt vor Ort durch eine formfix-Kollegin
Feste Ansprechperson bei formfix für Rückfragen und laufende Abstimmung
Erste Anträge bereits innerhalb der ersten vier Wochen erfolgreich eingereicht

ÜBER RENAFAN GMBH

15 Stationäre Pflegeeinrichtungen in Deutschland
1 Einrichtung nutzt formfix
Kunde seit Mai 2026

Seit 1995 folgt RENAFAN dem Prinzip "So viel Pflege wie nötig, so viel Selbstständigkeit wie möglich" und hat sich von einer kleinen ambulanten Pflegestation in Berlin-Tegel zu einem der größeren privaten Pflegeanbieter Deutschlands entwickelt. Das Angebot reicht von ambulanter Pflege über Tagespflege und Pflege-WGs bis zur stationären Pflege.

Weitere Informationen: www.renafan.de

Weniger Aufwand

Keine dreistündigen Termine mehr, keine nachträglichen Unterlagen, formfix übernimmt die Bearbeitung.

Mehr Transparenz

Das formfix Dashboard zeig tagesaktuell den Antragsstatus jeder Person und schafft so finanzielle Planungssicherheit für die Einrichtung.

Mehr Liquidität

Vollständige Anträge in hoher Qualität verkürzen die monatelange Bearbeitung bei den Sozialämtern.

Sachberarbeiterin Renafan

“Die Zusammenarbeit mit formfix bedeutet für uns eine erhebliche Zeitersparnis, Transparenz, Sicherung der Kosten und vor allem zufriedene Angehörige.”